Gestionar los pedidos de tu comercio electrónico de forma eficiente es clave para garantizar la satisfacción de tus usuarios y construir una buena reputación. WooCommerce, al estar integrado en WordPress, ofrece un sistema muy intuitivo para controlar todo el ciclo de vida de una compra.
En este tutorial, se verá paso a paso a través del escritorio para que puedas controlar la gestión de tus pedidos sin problema y de forma fácil y sencilla. El ejemplo está tomado desde la versión 6 de WordPress y la versión 10 de WooCommerce
1. Acceso al Panel de Pedidos
El primer paso es localizar dónde se centralizan todas las ventas. Una vez que hayas iniciado sesión, verás el menú principal a la izquierda.
- Busca la opción WooCommerce en el menú (también puede aparecer con el nombre E-commerce)
- Al pasar el ratón por encima, se desplegará un submenú. Haz clic en Pedidos.
Aquí encontrarás un listado con todos los pedidos que ha recibido tu tienda. Cada fila te ofrece información rápida y esencial: número de pedido, nombre del cliente, fecha de la compra, estado del pedido y el total de la factura.
2. Estados de Pedido
Es importante entender el significado de cada estado de un pedido en WooCommerce. Los más comunes son:
- Pendiente de pago: El cliente ha iniciado el proceso de compra pero no lo ha finalizado, o el pago está pendiente de confirmación (por ejemplo, en una transferencia bancaria).
- Procesando: El pago ha sido recibido con éxito y el stock ha sido reducido. El pedido está listo para que lo prepares para el envío. Este es, generalmente, el estado en el que debes empezar a trabajar.
- En espera: El pedido está pausado. Normalmente, requiere alguna acción manual por tu parte o por la del cliente.
- Completado: El pedido ha sido preparado, enviado y entregado satisfactoriamente.
- Cancelado: El pedido ha sido cancelado por ti o por el cliente. El stock se restaura automáticamente.
- Reembolsado: Has devuelto el importe total o parcial del pedido al cliente.
- Fallido: El pago no se ha podido procesar o ha sido rechazado por la pasarela de pago.
3. Gestión de un pedido individual
Cuando recibes un nuevo pedido, normalmente aparecerá en estado «Procesando». Para gestionarlo, haz clic sobre el número de pedido o en el botón «Ver» que aparece al lado. Accederás a la pantalla de detalles del pedido.
La pantalla muestra varias secciones:
- Detalles del pedido: Aquí puedes ver la información del cliente, la dirección de envío y de facturación, y su información de contacto. Desde aquí se puede cambiar el estado del pedido manualmente desde el desplegable «Estado».
- Artículos: Es el desglose de los productos comprados, su cantidad, el coste individual y el total. Podríamos editar los artículos, aplicar cupones a posteriori, añadir nuevos productos o incluso realizar un reembolso.
- Acciones del pedido: Desde aquí puedes enviar correos electrónicos de notificación al cliente (como la factura o la nota de pedido) o regenerar los permisos de descarga si vendes productos digitales.
Resumen de la gestión de un pedido
El proceso más habitual es el siguiente:
- Recepción del pedido: Un nuevo pedido llega a tu panel en estado «Procesando». Recibirás una notificación por correo electrónico.
- Preparación del paquete: Tras comprobar que el pago ha llegado correctamente. Reúne los productos del pedido y gestiona el envío.
- Envío y notificación: Una vez que la empresa de transporte ha recogido el paquete, vuelve a la pantalla de detalles del pedido.
- Ve a «Notas del pedido».
- Selecciona «Nota para el cliente».
- Escribe un mensaje como: «¡Hola! Tu pedido ya ha sido enviado. Puedes seguirlo con el número de seguimiento: XXXX».
- Haz clic en «Añadir». El cliente recibirá esta información por correo.
- Marcar como Completado: Una vez hayas confirmado que el cliente ha recibido el paquete, cambia el estado del pedido de «Procesando» a «Completado» usando el desplegable de «Estado» y haz clic en el botón «Actualizar» que encontrarás en la parte superior derecha.
Así hemos gestionado un pedido de principio a fin. Este proceso no solo mantiene tu inventario y contabilidad al día, sino que, lo más importante, mantiene a tu cliente informado y satisfecho. Esperamos que este tutorial te sea de gran ayuda para optimizar la gestión de tu e-commerce.
Una buena administración de los pedidos es un pilar fundamental para la reputación de tu comercio electrónico.